Consigli pratici
1. Focalizzate bene il messaggio e non divagate. Non sentitevi obbligati a scrivere comunque due righe di introduzione, arrivate subito al punto.
2. Siate brevi e concisi. Scrivere di getto e senza limitazioni aiuta a superare il blocco della pagina bianca, ma in fase di revisione accorciate i periodi, mettete i verbi alla forma attiva e togliete tutte le parole inutili.
3. Evitate i gerghi aziendali e le abbreviazioni incomprensibili al di fuori del vostro ambiente e della vostra azienda.
4. Non abbiate paura di usare le ripetizioni per enfatizzare i messaggi e aumentarne l'impatto. Ma usatele con sapienza e parsimonia. La ripetizione può essere causa di monotonia, ma ben dosata è un importante strumento per enfatizzare il discorso e sottolineare le parole chiave nei punti chiave.
5. Non affannatevi a cercare sinonimi a tutti i costi. I veri sinonimi non esistono: c'è sempre uno scarto tra un sinonimo e l'altro e, di sinonimo in sinonimo, c'è il rischio di allontanarsi dal vero significato delle parole. Preferite la precisione alla varietà e usate i sinonimi solo quando la ripetizione vi dà veramente fastidio.
6. Anche l'occhio ha la sua parte: evitate i testi lunghi e monotoni e date varietà visiva alla pagina. Usate titoli, sottotitoli, paragrafi e liste il più possibile. Spezzare il testo aiuta la lettura, specialmente per chi è ormai abituato a leggere sullo schermo.
7. Le liste sono utilissime, ma attenzione: dopo i numeri e gli elenchi puntati, la struttura delle frasi deve essere sempre parallela e coerente e tutte devono iniziare nello stesso modo. È proprio il parallelismo ad aiutarci nella lettura.
8. Non usate frasi fatte ed espressioni abusate. Il lettore ha la sensazione di averle già lette e sentite e presta quindi meno attenzione, se non smette addirittura di leggere.
9. Scegliete con cura le parole e le espressioni: preferite sempre quelle brevi, precise, concrete, familiari a chi legge. Invece di "contattateci", scrivete "mandateci un'email" o "chiamate il nostro numero verde". Invece di "il più presto possibile", scrivete concretamente quando.
10. Il vostro lettore deve avere la sensazione di scivolare con naturalezza di frase in frase. Curate quindi con attenzione i passaggi tra una frase e l’altra. Le parole di connessione e di passaggio - ciò nonostante, eppure, ma, allo stesso modo, comunque, poi, così, infatti, quindi - sono la colla delle nostre frasi, i segnali che danno la direzione di dove stiamo andando, sono ciò che fa di un insieme di frasi un discorso coerente e convincente. Anche qui, però, moderazione. Perché sono proprio queste parole quelle che lo scrittore usa più facilmente quando non sa come andare avanti. Sono quindi anche le prime che si tagliano quando si rivede un testo.
11. Cercate di usare i verbi nella forma attiva, più diretta ed incisiva. Vi serviranno meno parole, a tutto vantaggio del suono, della chiarezza e della scorrevolezza del testo. Usate il passivo solo se avete veramente una buona ragione per farlo. Qualcuno può pensare che la forma passiva sia più impersonale, più neutra, quindi più adatta ad una scrittura di tipo tecnico. Ma non è così.
12. Preferite sempre il verbo, l'azione, al sostantivo derivato dal verbo. Non "la nostra aspettativa era", ma "ci aspettavamo".
13. Non negate per fare un'affermazione positiva (Per esempio, non "Non è detto che il crollo delle borse asiatiche non abbia conseguenze anche sulla nostra economia", ma "Il crollo delle borse asiatiche avrà probabilmente conseguenze sulla nostra economia"). Nello stesso modo, cercate di formulare frasi positive. Esponetevi quando affermate qualcosa. Non usate ambiguità, né fate passi indietro.
14. Evitate l'allitterazione, cioè la ripetizione nel testo delle stesse lettere o gruppi di lettere ("È iniziata la realizzazione di una nuova azienda"). È una figura retorica che solo i poeti e i pubblicitari esperti sanno maneggiare con cura. In altri contesti, come quello aziendale, dà solo la sensazione di inciampare sulle parole.
15. Osservate sempre la "legge della vicinanza" : tenete insieme soggetto, verbo e complemento oggetto. Il nome e il suo aggettivo. La preposizione e il suo oggetto. Non allontanateli con inutili incisi, obbligando il lettore a fare su e giù per rimettere insieme la frase. Se avete molte informazioni da dare, non pretendete di usare un solo periodo. Anticipate o mettete alla fine gli incisi, oppure spezzate il periodo e usate gli avverbi per legare le frasi tra loro.
16. Usate le parentesi il meno possibile. Danno la sensazione di contenere qualcosa di meno importante.
17. Non contraete le parole. Danno un'idea di sciatteria e l'impressione che non si sia voluto perdere tempo. Questo vale soprattutto per l'orribile ecc. o, peggio ancora, etc.
18. Usate le parole straniere solo quando servono.
19. Evitate le parole e le espressioni che diluiscono la forza del testo e del contenuto: una specie di, una sorta di, un po', forse, in qualche modo, probabilmente, piuttosto.
20. Evitate le relative a grappolo. Non dovrebbero esserci mai due "che" o "quale" nello stesso periodo. Mettete un bel punto e ricominciate una nuova frase.
21. Ricordate che i punti di maggior impatto sono l'inizio e la fine di una frase e di un periodo. Le cose più importanti che avete da dire, quindi, mettetele lì.
22. Siate parsimoniosi con gli aggettivi (innovativo, all’avanguardia, avanzato non dicono veramente più niente a nessuno). Usateli per dare informazioni, non per lodarvi addosso.
23. Scrivete per esteso gli acronimi la prima volta, poi usateli come tali.