Ecologia di powerpoint

Ecologia di powerpoint: elementi per creare una presentazione efficace

di Giacomo Mason

Da un po' di anni la nostra vita lavorativa è scandita da un elemento che, fuoriuscito dall'ambito ristretto e tutto sommato marginale nel quale era nato, ha cominciato ad assumere un ruolo sempre più rilevante fino a diventare uno degli strumenti principali, e in alcuni casi "lo" strumento principale di trasmissione delle informazioni e di stesura dei progetti aziendali.
Sto parlando ovviamente delle slide, croce e delizia dei comunicatori di professione, silenzioso dramma per coloro ai quali tocca, di tanto in tanto, subirne le espressioni manifeste, in riunioni e meeeting.

Le slide, come le parole del linguaggio, sono entrate a pieno titolo nel sistema della comunicazione professionale e, che lo vogliamo o no, sono oggi parte integrante di questo sistema. Ciò significa che non possiamo ignorarle con un'alzata di spalle o, cosa ancora peggiore, usarle in maniera inconsapevole senza tenere conto della loro natura, dei loro vincoli e delle loro possibilità.
Una presentazione non è un sacco in cui infiliamo informazioni a casaccio: è un prodotto informativo con una struttura e un'organizzazione interna. Una presentazione non è neanche un libro o un quadro di Picasso, e non è fatta per impressionare la platea. Una presentazione, infine, non è autosufficiente: è solo un ausilio al relatore e si affianca sempre a un'esposizione orale.
Per usare al meglio questo strumento e creare una presentazione efficace occorre dunque tenere sotto controllo una serie di variabili (grafiche, testuali, argomentative) e acquisire una certa consapevolezza delle caratteristiche del mezzo.
Proviamo ad esaminare alcune di queste caratteristiche di base, per poi dare una serie di consigli sull'utilizzo di alcuni degli elementi più importanti.

Sequenzialità, frammentarietà, insufficienza semantica

Le slide hanno un andamento sequenziale, interamente guidato da colui che presenta. Questa prima caratteristica, in sé banale, non è affatto innocua per chi decide di comunicare con questo strumento. Al contrario del web, che ha un andamento ipertestuale, o di un libro, la cui fruizione è una scelta dal lettore, una presentazione su slide è un percorso guidato attraverso una sequenza predefinita di concetti.
Ogni digressione, approfondimento, esempio, deve essere attentamente pianificato, in un percorso di comunicazione abbastanza rigido.

Il secondo elemento è costituito dalla frammentarietà, ovvero da un approccio fortemente analitico che tende all'analisi più che alla sintesi, alla scomposizione piuttosto che all'aggregazione.
In una presentazione su slide tendiamo a frammentare il nostro tema in tanti elementi distinti, ciascuno dei quali ha una sua collocazione in un sistema più generale costituito dal tema in discussione.
Una buona presentazione, quindi, tende, nella maggior parte dei casi, a "vivisezionare" un argomento, ed è questo uno dei motivi che ne fanno uno strumento che parla alla mente piuttosto che al cuore, un oggetto più cognitivo che affettivo, un percorso più logico che narrativo.

L'ultima, e forse più importante caratteristica, è costituita dall'insufficienza semantica, ovvero dal fatto che ogni presentazione non è mai autosufficiente e ha sempre bisogno di un oratore che ne sciolga, per così dire, "il mistero", attraverso un'esposizione orale.
Le slide operano a "bassa risoluzione", ovvero con un numero di informazioni nettamente inferiore a quelle che possono stare nella pagina di un libro o in una pagina web. Sono pertanto assai povere e non riescono ad esprimere da sole il loro potenziale cognitivo. Come nei testi scritti negli antichi alfabeti sillabici, che necessitavano di un lettore esperto per poterli interpretare, così le slide richiamano il loro autore per dare letteralmente "voce" ai concetti espressi.
Questa non saturazione, propria dello strumento, è forse il vincolo più importante del quale dobbiamo tenere conto.

Scomporre, ricomporre
Come ogni pratica di comunicazione, anche le presentazioni richiedono un esame preliminare dei contenuti che dobbiamo comunicare.
Prima ancora di accendere il programma per creare presentazioni, dobbiamo mettere, per così dire, sul tavolo, in ordine sparso, tutti i nostri contenuti, cercando di scomporli il più possibile nei loro elementi "atomici".
Successivamente, questi elementi potranno essere ricomposti secondo una logica di raggruppamento omogenea.
A questo punto possiamo iniziare a creare la nostra presentazione, la quale, in conseguenza di queste operazioni, dovrebbe possedere tre caratteristiche principali:

1. Granularità. Ogni slide dovrebbe contenere solo una cosa: un grafico, un insieme di punti elenco, un concetto, una tabella. Accumulare più elementi concettuali in un'unica slide provoca solo stanchezza e confusione.

2. Piramidalità. L'andamento della presentazione dovrebbe essere costituito, nella maggior parte dei casi, dalle cose più importanti a quelle marginali, dalle cose più generali a quelle più specifiche, in una struttura "a piramide" che proponga al lettore fin dall'inizio gli elementi forti, le soluzioni innovative, gli argomenti principali. Evitate di far precedere le cose più importanti da slide introduttive o interlocutorie: andate al dunque subito e riservate all'esposizione orale le considerazioni introduttive.

3. Divisione in capitoli. La presentazione, una volta organizzata e composta a partire dagli elementi atomici, andrebbe suddivisa in capitoli, facendo corrispondere a ogni capitolo un insieme di slide, ciascuna con un concetto diverso, seguendo i due principi elencati sopra.

Il concept

Oltre agli aspetti di struttura, è importante stabilire il concept della presentazione, ovvero l'elemento, o l'insieme di elementi grafici ricorrenti che dà omogeneità alla presentazione.
Può essere un colore, una linea, un insieme di fotografie o altri elementi che contraddistinguono in maniera uniforme la presentazione.
Il concept è come un meta-messaggio che aiuta a qualificare i contenuti veri e propri: può essere evocativo, divertito, professionale, scientifico, meditativo, eccetera.
L'importante è che questo canale, che costituisce il "contenitore" dei nostri messaggi, sia il più possibile coerente che gli scopi della presentazione stessa e sia, ovviamente, mantenuto per tutta la sequenza delle slide.

Concetti, dettagli, esempi

Volendo suddividere a grandi linee le slide per tipo di contenuto, possiamo individuare tre tipi principali:

slide concettuali, che contengono i messaggi chiave e gli elementi cognitivi principali
dettagli tecnici, che rappresentano la descrizione di specifici attributi dei concetti spiegati
esempi, che costituiscono il correlato visuale di quanto è illustrato nei due tipi precedenti.

Se, per esempio, devo illustrare un prodotto software ai potenziali clienti, avrò slide che spiegano che cos'è il prodotto (gli scopi, le potenzialità), slide che descrivono i dettagli (tempi di implementazione, costi, linguaggio di sviluppo) ed esempi in cui si vede il prodotto "in azione" nell'azienda.
Questo tipo di divisione vale, grossomodo, per tutti i tipi di presentazione: didattica, scientifica, di business, eccetera. Quello che invece varia, all'interno dei diversi tipi, è la specifica collocazione dei vari elementi: in certi casi, ad esempio, gli esempi saranno necessari, in altri no.

La funzione dei titoli

Ho notato che spesso, nelle presentazioni, i titoli delle slide sono inseriti come mero elemento accessorio, ovvero senza nessun ruolo strategico nella presentazione. A volte lo stesso titolo viene replicato in più di una slide, oppure troviamo un alternarsi di slide, alcune titolate e altre no. Questo è un errore grave, peraltro risolvibile con un po' di attenzione e cura editoriale.
I titoli delle slide rappresentano una vera e propria sintesi dei contenuti espressi nella slide, e sono quindi una guida importante per il lettore. Tutta la presentazione dovrebbe poter essere letta e capita, almeno nelle sue linee generali, a partire dalla sola lettura dei titoli.
Va da sé, quindi, che il titolo della slide deve essere innanzitutto informativo, ovvero deve essere la sintesi di quanto espresso nella slide. Non deve essere criptico, non deve essere troppo sintetico, o al contrario eccessivamente "fiorito" (pensiamo ai doppi sensi). Ma soprattutto, il titolo deve dare un messaggio, ovvero il senso complessivo del nostro pensiero. In questo senso i titoli non sono affatto "neutri": rappresentano una nostra precisa presa di posizione rispetto all'argomento trattato.

Elementi di contesto

Le slide sono uno strumento sequenziale: ogni diapositiva segue la diapositiva precedente. Questo implica una certa difficoltà nell'identificare il "disegno complessivo" della presentazione.
Proprio per questo è necessario che ogni slide contenga, oltre agli elementi di vero e proprio contenuto, una serie di indicazioni paratestuali, una specie di segnaletica che possa accompagnare il lettore nella presentazione.
In particolare, ogni slide dovrebbe contenere:

- il titolo della presentazione
- il titolo del "capitolo"
- il titolo dell'eventuale sottocapitolo
- il titolo della slide
- il numero della slide rapportato al numero complessivo delle slide
- il titolo dell'evento
- la data
- l'autore
- l'eventuale logo

Tutti questi elementi dovrebbero stare sempre nello stesso punto di ogni slide, in modo da poter essere qualificati agevolmente una volta imparata la posizione che ciascuno ricopre.
Ricordate che, di tutti gli elementi elencati, il titolo della singola slide è quello più importante, e andrebbe pertanto evidenziato maggiormente rispetto al resto.

Standard semiotici

All'interno di una presentazione è possibile inserire ogni tipo di oggetti: frecce, elementi geometrici, blocchi, linee eccetera. Questa gamma enorme di possibilità non è, in realtà, un vantaggio ma un problema, o meglio una caratteristica da usare con sapienza.
Il lettore tende ad abituarsi a una certa gamma di oggetti all'interno della presentazione e a dare a ciascun elemento un significato preciso. Il minimo che possiamo fare è agevolarlo nella costruzione di un codice semiotico preciso che lo aiuti a imparare velocemente come vanno lette le nostre slide.
Evitate quindi di prendervi troppe libertà definite invece uno standard per tutti gli elementi della presentazione (frecce, linee, dimensione dei font, significato dei colori, modo di evidenziare i testi, eccetera).
In questo modo creerete una specie di standard semiotico che faciliterà la comprensione degli elementi sostanziali e di quelli marginali ed eliminerà lo "stress cognitivo" che fa porre al lettore domande come: "Ma perché adesso la freccia è arancione? Vorrà dire qualcosa?".
Ricordate che ogni elemento della presentazione deve avere un significato preciso, e la maniera migliore per trasmetterlo è conservare una coerenza semiotica assegnando degli standard a priori.

I testi

All'interno delle slide l'unità di misura dei testi è costituita dalle singole frasi.
Qualcuno potrà forse sentirsi un po' a disagio all'interno di un confine così angusto, ma queste sono le regole del gioco: nessuno si prenderà la briga di leggere un testo di 20 righe all'interno di una sola slide. Fidatevi. Evitate quindi i fitti blocchi di testo, spezzate il testo i più parti ed eliminare le ridondanze.
Come abbiamo visto all'inizio, le slide non hanno un andamento narrativo: pertanto è inutile cercare di riprodurre in questo contesto lunghi discorsi tipici dell'oralità o articolati argomenti tipici dei testi cartacei.
La cosa migliore, al contrario, è prendere il nostro testo originario (anche se questo testo è solo nella nostra mente) e scomporlo in tanti piccoli testi sequenziali e ordinati.

Potrà forse sembrare ingiusto, per il nostro pensiero, operare un taglio così drastico, ma se ci pensiamo non è esattamente così. Innanzitutto voi possedete comunque uno strumento complesso e intrinsecamente narrativo, ovvero la vostra voce.
In secondo luogo le persone si aspettano, da una presentazione su slide, un approccio analitico e non saranno urtate più di tanto rispetto a questa operazione di scomposizione dei concetti.
Pensiamoci: non stiamo scrivendo un romanzo. Stiamo, in genere, illustrando argomenti professionali.
È così difficile riadattare questi temi? Se pensate di sì, provate a considerare che il problema, forse, non sia nel tema, ma nel fatto che voi stessi non avete molto chiaro l'argomento che volete illustrare.

Alcune banalità sulla formattazione

Anche per i testi sui slide valgono alcune semplici regolette che è bene rispettare per assicurare maggiore leggibilità.
Non scrivete mai i testi in maiuscolo. Danno un senso di urlo e sciatteria.
Non usate mai il testo ombreggiato. Non dà alcun valore aggiunto e riduce inutilmente la leggibilità.
Usate il grassetto con intelligenza. Non scrivete tutto in grassetto, e non grassettate "a caso". Usatelo per evidenziare solo alcune parole o frasi chiave. In generale, non più di un grassetto per frase.
Usate font chiari e senza grazie. I font migliori sono arial e verdana. Evitate sempre Times new roman e comics.
Punti elenco. Usateli solo per gli elenchi, non per i paragrafi.
Dimensioni. Meglio piccole. Datevi 28pt come limite massimo (solo per i titoli), ma taratevi, in media, tra 14 e 18 pt per la maggior parte dei testi.
Gerarchia dei font. Usate la dimensione dei font come indicatore per fare capire se è un titolo, un titoletto, un testo una didascalia. Una volta stabilito lo standard, usatelo in ogni slide.

I colori: non più di 4

Come per la formattazione e per le forme geometriche, anche i colori costituiscono una vera e propria tentazione per i creatori di slide: sono disponibili in grande quantità e la tentazione di usarli in modo massiccio è grande.
Ma anche in questo caso vale un forte invito alla sobrietà: il colore è un elemento grafico molto forte e va usato in modo funzionale, pertinente e con coerenza.
In generale, i colori di una presentazione non dovrebbero superare il numero di quattro (più il colore di sfondo). Non aumentate questo numero, se non volete dare un effetto "carnevale" alla vostra presentazione. Inoltre, stabilite preliminarmente le funzioni di ciascun colore (ad esempio: rosso per le evidenze, azzurro per le frecce, eccetera).

Cose da evitare nella grafica

Evitate il 3D. Le forme tridimensionali sono brutte da vedere e non hanno alcun significato, se non quello di riempire inutilmente la pagina.
Ammorbidite le forme. Smussate tutti gli angoli, dove potete.
Evitate le sfumature all'interno delle forme geometriche. Meglio colori pieni. Le sfumature danno un effetto dilettantesco e fastidioso e non hanno alcun significato. Meglio ancora, non usate i colori di riempimento.
Evitate riempimenti inutili: meglio forme su sfondo bianco che blu o verdi intensi che non servono a niente.
Evitare abbellimenti inutili. Non incorniciate gli elementi solo per "bellezza": danno fastidio e ingombrano.

Alcuni consigli tecnici

I programmi come Microsoft Powerpoint sono, a volte, una vera e propria trappola per il creatore di presentazioni. Hanno infatti ha serie di opzioni di dafault che, nate per facilitare il creatore inesperto, finiscono per complicargli la vita portandolo molto lontano rispetto alle regole di buona comunicazione. Valgano per tutti i famigerati template che preimpostano la formattazione e la disposizione degli elementi sulla slide. Credetemi: non danno alcun valore aggiunto e sono un grave ostacolo all'usabilità del programma.
In realtà la scelta migliore è usare sempre template vuoti, in modo da poter posizionare liberamente i nostri contenuti evitando di ingaggiare lotte furibonde con il programma per decidere dove vanno messi testi e grafica.
Altri consigli sono:

Usate lo "schema diapositiva" per inserire le informazioni di contesto ed evitare di doverle aggiungere ad ogni slide.
Separate i testi dalle forme. Costruite le forme e poi aggiungete a parte i testi. Aggiungere i testi direttamente dalle forme li rende meno flessibili.
Per spostare i testi con precisione: usate il comando ctrl-freccia per spostare i testi di millimetri.
Non usate animazioni "chiassose", usate sempre la dissolvenza, che risulta essere il più efficace e "naturale".
Non usate suoni se non è strettamente indispensabile.
Create grafici e tabelle direttamente in PowerPoint. Sembra più complicato ma in realtà è più semplice e permette di avere sempre la base dati a disposizione per eventuali modifiche dell'ultimo minuto.

Testo e Gesto

Come abbiamo detto, una presentazione vive nel rapporto con un'esposizione orale, della quale costituisce un completamento.
Per concludere, voglio fornire alcune indicazioni sul rapporto tra i due canali comunicativi, per utilizzarli al meglio:

Decidete fin dall'inizio il livello di interattività, annunciando subito le modalità della riunione, in particolare quando si raccoglieranno le domande (alla fine o si può interrompere?)
Introducete l'incontro a video spento. L'introduzione serve ad allineare le aspettative della platea e a richiamare l'attenzione su di sé. Ha inoltre la funzione di introdurre alcune considerazioni più generali, permettendo così di iniziare ad illustrare le slide partendo dalla cose "veramente importanti".
Se viene fatta una domanda, ripetetela ad alta voce per farla sentire a tutti e per allineare le aspettative sulla risposta.
La conclusione deve essere una ripetizione dei punti principali già esposti. La curva dell'attenzione scende dopo le prime slide, per rialzarsi sulla fine.

Non leggere, ma commentare

Un gravissimo errore, nelle presentazioni, è quello di limitarsi a leggere le slide. Il pubblico è capace di leggere le slide e non si aspetta di arrivare in riunione per fare collettivamente ciò che può fare benissimo da solo.
In realtà le slide non vanno lette ma commentate: sono solo un supporto alla nostra esposizione e non viceversa. Girarsi per leggerle diminuisce attenzione e comprensione.

Anticipare i contenuti

È buona norma annunciare i contenuti della slide che segue prima di mostrarla (meglio, quindi, sapere la sequenza a memoria e/o avere sotto gli occhi una versione a slide rimpicciolite).
Evitate, quindi, di fare avanzare il documento, girarvi, rendervi conto di quello che state proiettando e dire: "Ecco, qui vediamo che…"
Oltre alla palese impressione di cattiva preparazione, in questo caso perdiamo anche l'attenzione della platea. Per almeno i primi 30 secondi di proiezione, infatti, l'oratore "perde" l'audience, concentrata a leggere. Annunciando la slide, questo buio si riduce, e la spiegazione risulta più scorrevole.

Per concludere
Nessuna presentazione può essere efficace senza un pensiero "pulito" a monte. Assicuratevi di avere chiaro che cosa dovete dire *prima* di riportarlo sulle slide.

Giacomo Mason, laureato in filosofia, si è occupato di teoria della comunicazione, in particolare legata al mondo aziendale.
Oggi è consulente di aziende e amministrazioni per la comunicazione interna e svolge attività di formazione.
Gestisce il blog Intranet Management. Nel 2003 ha pubblicato il libro Intranet (Tecniche Nuove), nel 2005 Come si presenta con le slide, dedicato alle presentazioni efficaci (Tecniche Nuove), nel 2008 La nuova comunicazione interna. Reti, metafore, conversazioni, narrazioni (FrancoAngeli).
Sul MdS ha pubblicato anche un articolo dedicato alle intranet.

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