Prendere appunti
Può sembrare paradossale, ma per lo scrittore professionale la scrittura vera e propria, cioè la fase di redazione del testo, è a volte la meno importante. O meglio, è quella che può prendere meno tempo.
Le fasi più importanti sono generalmente quelle a monte e a valle della stesura, l’organizzazione dei contenuti e la scaletta prima, la revisione poi.
Della revisione ho già parlato in questo sito, mentre la preparazione dei contenuti può a sua volta suddividersi in ulteriori sottofasi, a seconda delle proprie abitudini di lavoro.
Per me, come penso per molti business writer, tutto comincia con gli appunti. Appunti da documenti, ma soprattutto appunti dalla viva voce di colleghi, clienti, fornitori.
Le persone sono infatti una delle nostre fonti principali:
- il capo che ci spiega il lavoro da fare
- l’analista che tiene una conferenza sul nostro settore di mercato
- l’amministratore delegato che illustra le strategie aziendali
- il collega che presenta un nuovo prodotto
- il cliente che fa presenti le sue esigenze
- i nostri collaboratori più stretti riuniti intorno a un tavolo per una riunione o un brainstorming.
Soprattutto nelle aziende, il business writer attinge i suoi contenuti da qualcuno che parla più che da documenti preesistenti. Altrimenti sarebbe un semplice editor.
Per quanto mi riguarda, trovo che poter elaborare per prima i testi su un nuovo prodotto o un progetto sia una gran fortuna. Perché cerco di scriverli da subito con uno stile comunicativo e con l’obiettivo della divulgazione. Ritradurre da documenti scritti in corporatese puro sarebbe molto più difficile, lungo e meno divertente. Per questo, quando posso, cerco di rifarmi sempre alla fonte primaria.
Nonostante tutti i supporti tecnologici di cui disponiamo – dal portatile al palmare, al registratore – il modo migliore di prendere appunti è sempre la scrittura a mano. Perché ci costringe ad ascoltare in maniera mirata, a elaborare mentre ascoltiamo e, quindi, a imparare velocemente. Registratore e appunti ovviamente non si escludono, ma munirsi di blocco e penna anche quando sappiamo che tutto viene registrato è sempre una buona cosa.
Ecco qualche consiglio molto pratico per prendere appunti, tratti dalla mia esperienza quotidiana di lavoro:
1. Ascoltare quando si è già in parte preparati sull’argomento ci avvantaggia sicuramente. Ci fa capire il contesto e inquadrare meglio ciò che viene detto. Quindi, se ne abbiamo la possibilità, documentiamoci prima, sia sul tema che verrà affrontato, sia sulla persona che ne parlerà.
2. L’attrezzatura è importante. Nelle riunioni vi daranno sempre un blocco formato A4, che va benissimo.
Io prediligo i fogli mobili, quelli con i quattro buchi, da rimettere dopo in un quaderno (gli amanti dei quaderni si dividono in due categorie, quelli dei fogli fissi e quelli dei fogli mobili; io appartengo alla seconda).
Scegliete i quadretti grossi, molto più comodi per disegnare mappe concettuali, e scrivete su una sola facciata, sia per evitare il brutto effetto "ricalco", sia perché successivamente potreste avere necessità di ritagliare e rincollare pezzi di testo.
Prima di cominciare, scrivete tema e data in alto sul primo foglio, numerate tutti i successivi se scrivete su fogli mobili. Munitevi di penne che scivolano sul foglio, possibilmente di due diversi colori (io senza il mio astuccino di Pilot blu, verdi e rosse sono persa).
Un ultimo, ma utilissimo, optional: un minirighello di 10 cm, con cui sottolineare i concetti importanti, tirare linee e frecce, costruire box. Tutto dritto e ordinato, senza fare pasticci.
3. Quando si prendono appunti, la difficoltà principale sta nel mantenere l’equilibrio tra l’ascolto e la scrittura. Bisogna fare tutte e due le cose insieme e questo lo si impara solo esercitandosi molto.
Ovviamente riportare le parole dell’oratore così come vengono dette è impresa impossibile. Bisogna prestare la massima attenzione e riassumere su carta i concetti principali e l’andamento logico del discorso. Non dobbiamo trascrivere pedissequamente, ma prendere appunti rapidamente con parole nostre, così come fa un traduttore simultaneo.
4. Le nostre note dovranno quindi essere brevi, ma chiarissime. Disponiamole in maniera logica nello "spazio" del foglio, lasciando dei bei margini bianchi di lato (per questo sono meglio i quadretti), in cui potremo aggiungere quanto ci è sfuggito oppure quanto ci viene in mente mentre ascoltiamo.
Usiamo molti titoli, sottotitoli, rientri: la gerarchia tra gli argomenti deve essere chiara già al primo sguardo.
Il nostro foglio deve assomigliare più a una mappa che a una pagina fitta di testo. Non lesiniamo sulla carta: lasciamo molti spazi vuoti e, a ogni argomento nuovo, cambiamo pagina e rititoliamo il foglio.
5. Appuntiamoci sempre "chi ha detto cosa". Che una certa opinione l’abbia espressa l’amministratore delegato piuttosto che un normale collega fa una bella differenza.
6. Cerchiamo di distinguere tra ciò che ascoltiamo e le idee che man mano ci vengono in mente (mettendole per esempio tra parentesi quadre o scrivendole con la penna di un altro colore).
7. Se chi parla si appoggia a una presentazione ppt, probabilmente vi farà vedere prima l’indice, così sapete già cosa aspettarvi e come organizzare gli appunti.
8. Oggi la stenografia non la studia quasi più nessuno, ma prendere appunti ci obbliga comunque a elaborare un sistema di simboli e abbreviazioni, che può essere anche molto personale.
Per esempio:
- le relazioni logiche possono essere espresse al meglio con segni grafici, soprattutto linee e frecce
- brevi notazioni a margine possono essere inquadrate in box
- tutti i simboli della matematica sono preziosi
> maggiore
< minore
= uguale
x usato al posto della preposizione
- potete inoltre omettere e sostituire con un trattino o un altro simbolo suffissi e desinenze, per esempio negli infiniti dei verbi o negli avverbi (esatta--)
- oppure elaborare una serie di sigle e acronimi che valgono specificamente per quell'occasione (stendete immediatamente la legenda per non dimenticarvene!)
- e ancora:
es. per esempio
! importante
? non ho capito bene, punto oscuro
min. minuto
h ora
mktg marketing (o altre parole scritte senza vocali)
xché perché
qto questo
qllo quello
+/- più o meno
xò però
9. Attenzione invece a trascrivere bene: citazioni, cifre, nomi, date, indirizzi web o bibliografia.
10. Non tutti i passaggi sono ugualmente importanti: se l’oratore fa delle digressioni, concentratevi su quanto avete appena ascoltato e perfezionate gli appunti appena presi. Focalizzate invece l’attenzione quando l’oratore: tira le fila, inizia le sue frasi con "quindi" o "riassumendo", annuncia le conclusioni. L’attenzione ai passaggi chiave è essenziale soprattutto nei discorsi di tipo argomentativo (che hanno l'obiettivo di dimostrare una tesi).
11. Altre volte si è aiutati dal fatto che l’oratore anticipa quello che dirà, lo annuncia o, più spesso, lo enumera: "ci sono almeno 5 ragioni per le quali rischiamo di uscire dal mercato" … e voi cominciate il vostro elenco. Le liste vi saranno comunque utili, quindi ricorretevi il più possibile.
12. A discorso finito scorrete i vostri punti interrogativi. Se ne avete la possibilità, fatevi chiarire quanto non avete capito, chiedete ulteriori informazioni e spiegazioni.
13. Può darsi che i vostri appunti siano chiari e perfetti, allora sistemateli nel famoso quaderno ad anelli. Se invece sentite il bisogno di risistemarli, fatelo subito, a caldo. Solo così vi sarà possibile ricostruire il contesto con le parole dell’oratore ancora in mente. E in questo caso, riscrivete con il computer, così da poter poi condividere gli appunti anche con i vostri colleghi.
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