Il profilo aziendale
Quando ho cominciato a lavorare in un'azienda, c'erano molte parole che non conoscevo e che, sentite per la prima volta, facevo comunque finta di conoscere. Due, soprattutto, mi sono rimaste impresse: "house organ" e "company profile".
La prima fa ormai parte della storia della comunicazione aziendale e, per quanto mi riguarda, sta rinchiusa in due grossi raccoglitori di cartone che mi porto appresso nei miei spostamenti e che non presto mai a nessuno: le raccolte storiche degli house organ si consultano solo sulla mia scrivania e sotto i miei occhi.
Dal 1995 l'azienda informa quotidianamente i suoi dipendenti attraverso l'intranet e così anche le mie parole scorrono veloci dal mio schermo a quello dei colleghi. Comodo per tutti, ma per chi come me al fondo rimane un'archivista con la mania della conservazione, mantenere la memoria di quanto scrivo diventa un'impresa più difficile, fatta di lunghi e complicati salvataggi.
Il profilo aziendale, come più semplicemente oggi lo chiamo, fa invece ancora parte della mia vita professionale, e rimane indispensabile per la mia azienda esattamente come il bilancio annuale. E se quest'ultimo può essere paragonato alla foto di famiglia, per il profilo aziendale non ho dubbi: è sicuramente la carta di identità dell'azienda. Breve, concreto e preciso, con delle voci/informazioni che non possono mancare, proprio come nel nostro documento di riconoscimento.
Breve. Se c'è un documento aziendale dove le chiacchiere non sono tollerate, questo è proprio il profilo, che è bene stia rigorosamente entro una sola cartella, suddiviso in quattro o cinque paragrafi.
Incipit. Semplicemente il nome dell'azienda come titolo e poi cominciate subito scrivendo chi è l'azienda e cosa fa, cosa vende, in quale settore di mercato.
Non fate l'errore di cominciare dalla storia della sua fondazione; se è importante, potete sempre farlo dopo.
Informazioni must. Ci sono dei dati che nel profilo non possono mancare, così come la nostra altezza e il colore dei nostri occhi sulla carta di identità, e sono: il fatturato annuo (con chiara indicazione dell'ultimo anno), il numero dei dipendenti, la composizione azionaria. Il posizionamento sul mercato è importante, ma dovete essere precisi: per scrivere "leader di mercato" dovete essere certi che la vostra azienda sia davvero la prima, non ricorrete a quelle frasi patetiche (cui qualche volta sono stata costretta) del tipo "co-leader di mercato", oppure "tra le prime aziende italiane" (prime quante? cinque o dieci?), o peggio ancora "aspira alla leadership", "ha come missione il conseguimento della leadership".
USP. Unique Selling Proposition: nella melassa della comunicazione globale, tutta uguale, dovremmo ricordarcene un po' più spesso. Ovvero, cosa distingue la nostra azienda dalle altre, e perché i potenziali clienti dovrebbero rivolgersi proprio a noi? Può essere un prodotto esclusivo o una metodologia di lavoro, o una certificazione di qualità che solo poche altre aziende sono riuscite ad ottenere. Cercate di isolare i fattori che vi distinguono e metteteli in evidenza.
Prodotti & servizi. Naturalmente nel profilo aziendale non potete raccontare tutto, ma dovete scegliere. Per presentare l'offerta aziendale in maniera più completa avete altri strumenti a disposizione, a partire dal sito internet.
Nel profilo è importante che scriviate con chiarezza quale tipologia di prodotti e servizi l'azienda offre e in quali settori di mercato. Nominate singoli prodotti se: 1) i prodotti di punta sono pochi; 2) se un vostro prodotto è molto famoso o ha ricevuto particolari premi o riconoscimenti; 3) se potete spendere due parole per descriverli.
Clienti. Anche qui, niente elenchi lunghissimi e niente espressioni generiche. Nominate clienti molto importanti, oppure fornite numeri significativi (oltre la metà dei Comuni italiani, 300 aziende sanitarie, 20 aziende Fortune 500).
Optional. Accordi di partnership con altre aziende che qualificano la vostra, premi e riconoscimenti recenti e importanti.
Contatti. In fondo al profilo, come un pie' di pagina, le informazioni essenziali per contattare l'azienda: indirizzo, telefono, fax, e-mail e l'url del sito internet.
Layout. In un foglio A4: logo in testa alla pagina, font e allineamento come in tutti gli altri documenti aziendali.
Sempre in primo piano. Il profilo aziendale, come tutti i documenti brevi, deve essere perfetto e sempre aggiornato. Tenetelo sul vostro desktop, perché non potete mai permettervi di dimenticarlo: un contratto importante, un cambiamento azionario, i risultati di bilancio... ci dovete rimettere le mani al volo, anche solo per cambiare un numero. E non modificate sempre lo stesso file, datate a ogni cambiamento: potrete così ricostruire facilmente la storia aziendale, senza scartabellare troppo negli archivi.
Dove e quando. Il profilo aziendale è utilissimo in mille occasioni: in una cartellina di presentazione di prodotti, allegato ai comunicati stampa, nell'insieme della documentazione per i neoassunti, nell'intranet per permettere a tutti i colleghi di utilizzarlo quando presentano l'azienda, nel press kit del sito internet.